Privacybeleid van EHBO-vereniging Heiloo, Limmen e.o
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing, waardoor dezelfde privacywetgeving geldt in de gehele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) is hiermee vervallen.
AVG en onze EHBO-vereniging
Voor onze vereniging en het bestuur betekent de AVG het volgende:
- Bewustzijn van rechten en privacygevoelige inhoud is essentieel voor zowel bestuur als leden.
- We moeten duidelijk communiceren welke gegevens we verzamelen, het doel, de grondslag en de noodzaak ervan.
- We moeten kunnen aantonen aan wie we welke gegevens doorgeven en met welke reden.
- Het bijhouden van een logboek/register is verplicht om bij controle of verzoek om gegevensverstrekking te kunnen voldoen aan de aanvraag.
Onze statuten en de AVG
In onze statuten staat beschreven wie wij zijn en wat de grondslag van onze EHBO-vereniging is. Op deze pagina geven wij aanvullende informatie over hoe wij omgaan met de AVG.
Grondslag van de AVG binnen onze vereniging
Voor een vereniging is de grondslag een overeenkomst: zonder administratie kan de vereniging niet functioneren.
Doel van het gebruik van persoonsgegevens
- Contact met leden via e-mail, post en telefoon.
- Oproepen voor inzet bij EHBO-evenementen.
- Planning van scholing.
- Aanvragen van verlenging van EHBO-diploma’s.
- Contactinformatie van bestuursleden en hun verantwoordelijkheden.
Noodzakelijkheid
Wij gebruiken de volgende gegevens: naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, diplomanummer en lidmaatschapsdatum.
Informatieverstrekking door evenementenhulpverleners
Persoonlijke informatie over slachtoffers mag mondeling gedeeld worden met ambulancepersoneel. De AVG is van toepassing als de informatie wordt verwerkt in een computer of op papier met als doel opname in een database. Onze notities worden onmiddellijk vernietigd en niet opgeslagen, waardoor de AVG hier niet van toepassing is.
Toestemmingsverklaring
Om te voldoen aan de AVG, vragen wij deelnemers, leden, cursisten en overige personen om toestemming voor het gebruik van hun gegevens. Alle leden zullen worden benaderd met het verzoek om een toestemmingsverklaring te ondertekenen, wat ook per e-mail kan.
Informatie op de website
Om cursisten, vrijwilligers, leden en bestuursleden te beschermen en te voldoen aan de regels van RSIN (Belastingdienst), maken wij bepaalde gegevens openbaar. Dit betreft: het financieel jaaroverzicht, contactgegevens van de vereniging en bankgegevens van de vereniging.
Met wie delen wij gegevens en welke gegevens worden gedeeld
- Het Oranje Kruis: diplomanummer, naam, adres, geboortedatum, e-mailadres.
- Facebook: gegevens van de EHBO-vereniging, Promotie.
- Website: gegevens van de vereniging, contactgegevens bestuur, nieuws en promotie.
- Evenementenaanvraag: onderling via e-mail.
- Aanvrager evenement: naam en telefoonnummer indien noodzakelijk, contactgegevens bestuur, nota met rekeningnummer.
- Gemeente: gegevens vereniging, contactgegevens bestuur.
- Instructeur Eerste Hulp: naam, geboortedatum, gegevens vereniging en bestuur, lotussen.
- Verwerking certificaten en diploma’s van scholingsactiviteiten.
Toegang tot gegevens
- Bestuur: heeft inzicht in alle gegevens.
Opslag en beveiliging van gegevens
- Bestuur: leden- en verenigingsinformatie op een externe harde schijf, ander extern digitaal opslagmiddel, en de computer van de voorzitter en penningmeester.
- Oranje Kruis: extern bedrijf/programma voor digitale gegevensbescherming.
- Mail/Facebook/Website: alleen algemene gegevens.
- Instructeur Eerste Hulp: eigen verantwoordelijkheid voor beveiliging.